04/19/2024 | News release | Distributed by Public on 04/19/2024 07:22
Apesar de ser uma tarefa básica no dia a dia do mundo corporativo, há muitos profissionais que não sabem como enviar um documento de forma eficiente e segura.
Seja para fechar negócios, firmar parcerias ou apenas para demandas do cotidiano, dominar as variadas técnicas de envio de documentos é importante para garantir eficiência e economia de tempo.
Como eu faço para enviar um documento em PDF? E no e-mail? Como eu faço para anexar um documento? Desde métodos tradicionais aos digitais, abordaremos quatro maneiras principais para assegurar que seus documentos cheguem ao destino com sucesso.
A pergunta "como enviar um documento" possui várias respostas.
São vários métodos, e cabe a você descobrir qual se adequa melhor às necessidades da sua empresa, de forma a otimizar a comunicação corporativa e a gestão documental.
Conheça 4 maneiras de enviar seus documentos no dia a dia da empresa. Leia também: Fluxo de documentos: etapas e como fazer na empresa
Utilizar o correio eletrônico para a comunicação empresarial é algo muito comum. Mas como enviar um documento por e-mail, passo a passo?
Para iniciar, é importante ter o documento salvo no formato adequado - normalmente PDF ou DOCX. Feito isso, é só seguir nosso breve guia:
É aconselhável utilizar a confirmação de leitura ou solicitar um aviso de recebimento para confirmar que o documento chegou ao destinatário, ok?
Antes de aprender como enviar um documento em PDF, tenha em mente que é necessário convertê-lo para este formato, caso ele esteja em outra extensão. Você pode utilizar diferentes softwares ou plataformas online.
O formato PDF é interessante no contexto empresarial por ser amplamente aceito e manter a formatação original do documento.
Após converter o arquivo, você tem algumas opções:
No segundo caso, siga o passo a passo da sua plataforma, que pedirá os dados de quem deve assinar o documento.
Já no uso dos serviços de nuvem, faça o upload do seu documento, gere um link de compartilhamento e envie-o para o destinatário por e-mail ou mensagem.
Lembre-se de verificar se os serviços de compartilhamento estão de acordo com as políticas de segurança da informação da sua empresa.
Utilizar os Correios ainda é uma prática recorrente, especialmente quando é necessária a entrega de documentos originais ou certificados.
E como enviar um documento pelos Correios?
Leia também: Controle de documentos: importância e como fazer na empresa
Com a transformação digital, o envio e compartilhamento eletrônico de documentos tornaram-se a norma em muitas empresas.
Existem várias plataformas online, como e-mail, serviços de nuvem e plataformas de gestão de eletrônica de documentos e de assinatura eletrônica, que permitem carregar e compartilhar documentos de forma rápida e segura.
Basta ter uma conexão com a internet, acessar a plataforma escolhida, realizar o upload do arquivo, e em seguida, compartilhar por meio de um link ou diretamente para outros usuários da plataforma.
O controle de acesso pode ser configurado para determinar quem pode visualizar ou editar o documento.
Além de economizar tempo, este método reduz o uso de papel e aumenta a eficiência da gestão de documentos.
Para as empresas que desejam agregar ainda mais segurança e agilidade no processo de assinatura de documentos, a TOTVS oferece soluções inovadoras e confiáveis, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.
Na era da transformação digital, o TOTVS Assinatura Eletrônica emerge como uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes.
Com ela, você envia e assina documentos de maneira totalmente online, segura e com validade jurídica, dispensando impressões e deslocamentos.
Além de simplificar o processo, a solução garante economia de tempo e recursos, integrando-se facilmente aos sistemas de gestão que a sua empresa já utiliza.
Descubra agora mesmo como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode revolucionar o manejo dos seus documentos.
Seja por meio de métodos eletrônicos ou físicos, é fundamental saber como enviar um documento de forma segura e eficaz.
Com os passos apontados, você consegue realizar envios mais adequados à cada situação.
No entanto, destacamos que a modernização dos processos documentais não apenas proporciona conveniência, mas também fortalece a confiança entre as partes ao garantir que cada documento mantenha a sua integridade.
Quer otimizar a gestão de documentos na sua empresa? Saiba como fazer a gestão eletrônica de documentos!