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04/19/2024 | News release | Distributed by Public on 04/19/2024 07:22

Como enviar um documento? Conheça 4 principais formas

Apesar de ser uma tarefa básica no dia a dia do mundo corporativo, há muitos profissionais que não sabem como enviar um documento de forma eficiente e segura.

Seja para fechar negócios, firmar parcerias ou apenas para demandas do cotidiano, dominar as variadas técnicas de envio de documentos é importante para garantir eficiência e economia de tempo.

Como eu faço para enviar um documento em PDF? E no e-mail? Como eu faço para anexar um documento? Desde métodos tradicionais aos digitais, abordaremos quatro maneiras principais para assegurar que seus documentos cheguem ao destino com sucesso.

Como enviar um documento? Aprenda 4 formas

A pergunta "como enviar um documento" possui várias respostas.

São vários métodos, e cabe a você descobrir qual se adequa melhor às necessidades da sua empresa, de forma a otimizar a comunicação corporativa e a gestão documental.

Conheça 4 maneiras de enviar seus documentos no dia a dia da empresa. Leia também: Fluxo de documentos: etapas e como fazer na empresa

1. Como enviar um documento por e-mail?

Utilizar o correio eletrônico para a comunicação empresarial é algo muito comum. Mas como enviar um documento por e-mail, passo a passo?

Para iniciar, é importante ter o documento salvo no formato adequado - normalmente PDF ou DOCX. Feito isso, é só seguir nosso breve guia:

  1. Acesse sua conta de e-mail e clique para redigir uma nova mensagem;
  2. No campo de destinatário, digite o endereço de e-mail correto do destinatário;
  3. No campo de assunto, escreva uma breve descrição coerente com o conteúdo do documento;
  4. Escreva uma mensagem concisa no corpo do e-mail e anexe o documento clicando no ícone de clipe ou 'anexar'. Certifique-se de que o tamanho do arquivo não exceda os limites impostos pelo provedor de e-mail;
  5. Antes de enviar, revise para garantir que todas as informações estão corretas;
  6. Pressione 'enviar' e o documento será entregue quase que instantaneamente.

É aconselhável utilizar a confirmação de leitura ou solicitar um aviso de recebimento para confirmar que o documento chegou ao destinatário, ok?

2. Como enviar um documento em PDF?

Antes de aprender como enviar um documento em PDF, tenha em mente que é necessário convertê-lo para este formato, caso ele esteja em outra extensão. Você pode utilizar diferentes softwares ou plataformas online.

O formato PDF é interessante no contexto empresarial por ser amplamente aceito e manter a formatação original do documento.

Após converter o arquivo, você tem algumas opções:

No segundo caso, siga o passo a passo da sua plataforma, que pedirá os dados de quem deve assinar o documento.

Já no uso dos serviços de nuvem, faça o upload do seu documento, gere um link de compartilhamento e envie-o para o destinatário por e-mail ou mensagem.

Lembre-se de verificar se os serviços de compartilhamento estão de acordo com as políticas de segurança da informação da sua empresa.

3. Como enviar um documento pelo correio?

Utilizar os Correios ainda é uma prática recorrente, especialmente quando é necessária a entrega de documentos originais ou certificados.

E como enviar um documento pelos Correios?

  1. Coloque o documento em um envelope resistente, de preferência com algum tipo de proteção contra umidade ou danos;
  2. Certifique-se de que o endereço do destinatário e o remetente estão claramente escritos ou impressos na parte frontal do envelope;
  3. Vá até uma agência dos Correios para postar o envelope;
  4. O atendente poderá explicar como enviar um documento pelo SEDEX (basta falar com ele sua opção por este serviço expresso e pagar o valor relativo);
  5. Caso seja importante, além de pedir código de rastreamento para acompanhar a entrega, peça a entrega com AR (Aviso de Recebimento);
  6. Guarde o comprovante de postagem até que o destinatário confirme o recebimento do documento.

Leia também: Controle de documentos: importância e como fazer na empresa

4. Como fazer o envio e compartilhamento eletrônico de um documento?

Com a transformação digital, o envio e compartilhamento eletrônico de documentos tornaram-se a norma em muitas empresas.

Existem várias plataformas online, como e-mail, serviços de nuvem e plataformas de gestão de eletrônica de documentos e de assinatura eletrônica, que permitem carregar e compartilhar documentos de forma rápida e segura.

Basta ter uma conexão com a internet, acessar a plataforma escolhida, realizar o upload do arquivo, e em seguida, compartilhar por meio de um link ou diretamente para outros usuários da plataforma.

O controle de acesso pode ser configurado para determinar quem pode visualizar ou editar o documento.

Além de economizar tempo, este método reduz o uso de papel e aumenta a eficiência da gestão de documentos.

Para as empresas que desejam agregar ainda mais segurança e agilidade no processo de assinatura de documentos, a TOTVS oferece soluções inovadoras e confiáveis, como o TOTVS Assinatura Eletrônica.

TOTVS Assinatura Eletrônica

Na era da transformação digital, o TOTVS Assinatura Eletrônica emerge como uma ferramenta essencial para empresas de todos os portes.

Com ela, você envia e assina documentos de maneira totalmente online, segura e com validade jurídica, dispensando impressões e deslocamentos.

Além de simplificar o processo, a solução garante economia de tempo e recursos, integrando-se facilmente aos sistemas de gestão que a sua empresa já utiliza.

Descubra agora mesmo como o TOTVS Assinatura Eletrônica pode revolucionar o manejo dos seus documentos.

Conclusão

Seja por meio de métodos eletrônicos ou físicos, é fundamental saber como enviar um documento de forma segura e eficaz.

Com os passos apontados, você consegue realizar envios mais adequados à cada situação.

No entanto, destacamos que a modernização dos processos documentais não apenas proporciona conveniência, mas também fortalece a confiança entre as partes ao garantir que cada documento mantenha a sua integridade.

Quer otimizar a gestão de documentos na sua empresa? Saiba como fazer a gestão eletrônica de documentos!