Etapas de negociação: conheça 6 e como usá-las para ter sucesso

Dominar as etapas de negociação é uma competência essencial para líderes e gestores que buscam excelência e sucesso nos negócios.

Saber conduzir uma negociação não apenas facilita transações comerciais, mas também cria oportunidades de parcerias duradouras e benefícios mútuos.

Este breve guia explora as seis etapas fundamentais do processo de negociação, passando pela abertura, exploração e fechamento.

A ideia central é fornecer insights valiosos e práticas recomendadas para empresários e gestores. Vamos lá?

Conheça as 6 etapas de negociação

Ao compreender as etapas de negociação, profissionais capacitam-se para obter resultados que vão além das expectativas.

Cada fase do processo, desde a preparação até o fechamento, exige habilidades e estratégias específicas.

Além de desvendar os passos que transformam uma negociação de rotina em um triunfo estratégico, mostraremos como aprofundar seu conhecimento e aplicação prática de cada uma delas pode ser um divisor de águas no mundo empresarial.

1. Preparação

A preparação é a fundação sobre a qual todo o sucesso é construído. Antes de entrar em qualquer negociação, é vital realizar uma análise detalhada.

Comece identificando seus objetivos, pontos de negociação e limites inegociáveis. Entenda seus próprios recursos e limitações, bem como os da outra parte.

Nesta primeira etapa de negociação, você deve pensar nas seguintes ações:

1. Defina claramente seus objetivos e metas;
2. Conheça o perfil e as necessidades da outra parte;
3. Prepare-se para possíveis contrapropostas;
4. Esteja pronto para oferecer alternativas criativas;
5. Considere cenários e prepare planos de contingência;
6. Levante informações que exemplificam e apoiam sua proposta (estatísticas, dados referentes a propostas concorrentes etc.).

Imagine, por exemplo, que você está negociando um contrato de fornecimento de software com outra empresa.

É preciso conhecer o histórico dessa empresa, seus concorrentes e ter uma ideia clara do valor que seu produto ou serviço acrescenta ao negócio deles.

Em outras palavras, seja um especialista no seu mercado, antecipando as dúvidas e preparando respostas convincentes.

Isso demonstra não apenas profissionalismo, mas também profunda especialidade e autoridade na sua área de atuação.

Leia também: Forças de Porter: o que são e como usá-las na prática

2. Investigação e troca de informações

A segunda etapa é vital para construir uma relação de confiança e encontrar terrenos comuns.

A investigação e a troca de informações consiste em fazer perguntas abertas para entender melhor as necessidades, preocupações e limitações da outra parte.

É hora também de validar as informações coletadas e concluir se sua pesquisa sobre a outra parte realmente corresponde à realidade.

Também é o momento de compartilhar informações relevantes sobre sua empresa e oferta. Nesta etapa:

• Esteja disposto a ouvir e compreender as contrapartidas;
• Pergunte sobre as metas e os desafios do outro negociador;
• Discuta abertamente sobre seus produtos e como eles podem ajudar;
• Use esta fase para identificar objetivos mútuos e construir um entendimento.

Retomando nosso exemplo, durante uma negociação, você descobre que a empresa parceira está procurando otimizar seus processos internos.

Que tal apresentar como seu software não apenas atende às necessidades básicas, mas oferece uma eficiência que eles ainda não consideraram?

Essa abordagem não só demonstra empatia e especialidade, mas também estabelece as bases para uma autoridade confiável, sugerindo soluções antes mesmo de serem explicitamente solicitadas.

3. Sinalização de ideias

A sinalização de ideias é o momento estratégico das etapas de negociação onde se dá pistas e indicadores de suas intenções, preferências e possíveis concessões.

Nesta fase, é importante comunicar claramente suas ideias e ouvir atentamente as da outra parte, estabelecendo assim um diálogo produtivo e propositivo.

É o momento de:

• Demonstrar flexibilidade ao considerar alternativas e soluções;
• Utilizar informações coletadas anteriormente para apoiar suas ideias;
• Sinalizar quais pontos são negociáveis sem comprometer sua posição principal;
• Expor benefícios mútuos, afastando-se de uma negociação puramente adversarial e buscando a situação de "ganha-ganha".

Imagine agora que você representa uma empresa de tecnologia negociando a implementação de um novo software com um cliente potencial.

Ao sinalizar a possibilidade de customizar a solução de acordo com as necessidades específicas do cliente, você deixa claro que está disposto a trabalhar em conjunto para atingir um acordo benéfico.

A partir de então, você poderá manter uma estrutura de preço que sustente a qualidade do seu produto.

4. Barganha ou negociação

A barganha ou negociação é frequentemente vista como o coração das etapas de negociação, pois é o momento em que as propostas são formalmente apresentadas e discutidas.

A habilidade de argumentação e a capacidade de fazer contrapropostas assertivas são cruciais para avançar em direção a um acordo comum.

Nesta etapa, você deve:

• Fazer propostas claras e justas, fundamentadas em sua preparação;
• Estar preparado para responder a contrapropostas com calma e clareza;
• Saber quando ceder em pontos menos críticos para ganhar em áreas-chave;
• Priorizar a criação de valor partilhado, ao invés de simplesmente "ganhar" a negociação.

Por exemplo, se você está negociando um contrato de longo prazo para o fornecimento de serviços de TI, poderia oferecer descontos progressivos baseados na duração do contrato ou no volume de serviços adotado.

Essa estratégia demonstra uma abordagem de negociação flexível baseada em ganhos mútuos, ao mesmo tempo em que reforça sua especialidade e autoridade, ao evidenciar o entendimento das necessidades econômicas do cliente.

5. Acordo

O estágio do acordo é uma das etapas de negociação em que as partes chegaram a um entendimento comum e estão prontas para formalizar o compromisso.

Este passo é crítico, pois solidifica os termos negociados e estabelece as bases para a execução do acordo.

Para que não haja erros:

1. Resuma os termos acordados para assegurar que ambas as partes estão em sintonia;
2. Elabore um documento que evidencie cada detalhe acordado, mantendo total transparência;
3. Estabeleça um cronograma e processos claros de implementação do acordado;
4. Confirme os mecanismos de acompanhamento e resolução de disputas.

Digamos que sua empresa e um fornecedor concordaram com os termos de compra e entrega de equipamentos de TI.

Antes de finalizar, é prudente revisar todos os aspectos do acordo, desde os prazos de entrega e condições de pagamento, até as responsabilidades pós-venda, de modo a garantir que ambos os lados compartilham a mesma compreensão.

Leia também: Modelo termo de acordo: confira 10 opções úteis

6. Fechamento

O fechamento é o ponto culminante das etapas de negociação, no qual se formaliza o acordo e se inicia o avanço para a execução do que foi acordado.

O objetivo é concluir a negociação com um resultado positivo para ambas as partes e minimizar possíveis desentendimentos futuros. E quais as ações envolvidas neste momento? Veja:

• Assegure a assinatura de todos os documentos necessários por ambas as partes;
• Defina uma linha direta de comunicação para dúvidas ou questões que possam surgir;
• Ofereça uma recapitulação do acordo para reforçar a compreensão e o compromisso mútuo;
• Encerre a negociação com uma nota positiva, agradecendo a colaboração e enfatizando a expectativa de uma relação duradoura e produtiva.

Voltando ao exemplo do fornecimento de equipamentos de TI, uma vez que todos os termos estão acordados, o contrato deve ser redigido claramente, revisado por ambas as partes e, finalmente, assinado.

Utilizando uma solução de assinatura eletrônica, por exemplo, o processo de fechamento pode ser ágil, seguro e eficiente, facilitando a conclusão rápida e sem obstáculos administrativos desnecessários.

Celebrar o fechamento com um aperto de mão físico ou virtual reforça a parceria e oferece uma transição tranquila para a fase de implementação.

Quando pensamos de maneira global, essas 6 etapas, que envolvem abertura, exploração e fechamento, são essenciais para o sucesso do negócio.

Mas o momento de finalização, por meio de um documento que formaliza a relação, é de extrema importância.

Leia também: Como assinar contrato digital? Confira passo a passo

A importância do contrato para concluir as etapas de negociação

O contrato é o documento legal que cristaliza o entendimento alcançado nas etapas de negociação.

Este instrumento não é apenas um formalismo; é a salvaguarda que assegura que ambas as partes cumpram com suas obrigações e entendam seu escopo.

Um contrato bem feito elimina ambiguidades e serve como uma referência definitiva para resolução de eventuais desacordos.

Em suma, a documentação elaborada (uma vez que o contrato pode ter anexos, por exemplo) precisa capturar a essência da negociação e os termos acordados.

Por isso, dê atenção minuciosa aos detalhes do contrato, pois é um pilar fundamental para garantir que as etapas de negociação levem a resultados frutíferos e duradouros.

E caso opte por fazer um contrato digital, algo mais comum nos dias atuais, finalize tudo com assinaturas que não podem ser contestadas, como é o caso da assinatura eletrônica aceita pelas partes.

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No mundo empresarial, a eficiência e segurança são imprescindíveis, e é aí que o TOTVS Assinatura Eletrônica se destaca.

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Conclusão

Dominar as etapas de negociação é fundamental para o sucesso nos negócios. Ao seguir cada uma dessas fases conscientemente, profissionais podem alcançar acordos mais eficazes, satisfatórios e duradouros.

Além disso, o uso de contratos sólidos serve como uma poderosa ferramenta para formalizar e garantir que tais acordos sejam cumpridos de forma íntegra.

E não se esqueça de incorporar tecnologias, como a assinatura eletrônica, para agilizar a formalização de seus negócios.

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